HRIS Expert - Document Management System

Junior HRIS Expert – Document Management System

(Parttime, 32–38 uur per week)

Gaat jouw hart sneller kloppen van HR-systemen, heb je sterke technische vaardigheden en werk je graag nauw samen met andere afdelingen zoals IT en de HR-teams in de landen? Dan zoeken wij jou!

Dit zijn jouw dagelijkse actions

Als Junior HRIS Expert maak je deel uit van de afdeling HR Projects, Processes and Systems en rapporteer je rechtstreeks aan de Team Lead Business Support. Jouw focus ligt op het bieden van een consistente en correcte document management-oplossing voor alle Action-landen – en op het stabiel houden en continu verbeteren hiervan. Je werkt nauw samen met IT, Country HR, HR Administratie en het projectteam, en groeit uit tot de vaste aanspreekpersoon voor jouw applicatie.

Daarnaast ondersteun je de uitrol van de oplossing naar nieuwe landen, begeleid je lokale teams bij sjabloonwijzigingen en coördineer je het testen om een soepele go-live te garanderen. Tussendoor bouw je ook je communicatieve vaardigheden en stakeholdermanagement verder uit.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Verwerken van sjabloonwijzigingen in het systeem zodat contracten en brieven altijd actueel en correct zijn
• Trainen van HR-collega’s in het correct gebruik van de document management-oplossing
• Monitoren van en rapporteren over wijzigingen en incidenten via het ticketsysteem (ServiceNow)
• Coachen en begeleiden van teamleden en gebruikers van de applicatie
• Opzetten en verwerken van landspecifieke richtlijnen aangeleverd door HR-experts en Country HR
• Inrichten van het document management-systeem voor brief- en contractsjablonen voor een soepele, correcte en geautomatiseerde HR-administratie
• Ondersteunen bij projecten en systeemconfiguratie binnen het gehele HR-systeemlandschap

Dit wordt jouw team

Action groeit snel en de HRIS-afdeling groeit mee. Naast HR Projects, Processes and Systems heeft Action een internationale HR Services-afdeling en centres of excellence voor Recruitment, Compensation & Benefits, Learning & Development en HR Business Partnering. De afdeling HR Projects, Processes and Systems bestaat uit circa 40 mensen, verdeeld over drie teams: HR Projects, HR Processes en HRIS Development. Het HRIS Development-team beheert het volledige HR-systeemlandschap voor alle Action-landen.

Nieuwsgierig naar je nieuwe collega’s? Christian, Diego en Marta gaan graag met je aan de slag!

Dit ben jij

Je hebt een scherp oog voor detail en een oprechte interesse in HR-systemen – in het bijzonder PeopleDoc. Je analyseert configuraties, vertaalt functionele HR-wensen naar technische specificaties en stelt praktische oplossingen voor. Je bent zelfsturend, goed georganiseerd en kunt goed prioriteren. Dankzij je sterke communicatieve vaardigheden leg je technische wijzigingen begrijpelijk uit aan eindgebruikers en train je anderen eenvoudig op nieuwe software.

En verder:

• Een afgeronde bachelor of master in Bedrijfskunde, Data Analytics, HR, Finance, Informatica, Statistiek, Wiskunde of een vergelijkbare richting – of relevante werkervaring
• Minimaal 1–2 jaar werkervaring in een HR-administratieve of HR-systeemrol, bij voorkeur in een internationale omgeving
• Goede kennis van MS Office (o.a. formulierbrieven, samenvoegvelden en connectoren)
• Ervaring met HR-cloudoplossingen – bij voorkeur SuccessFactors en UKG; PeopleDoc-kennis is een pré
• Ervaring met UAT-testen: schrijven van testcases, uitvoeren van tests en afstemmen van testcompletering
• Goede communicatieve en interculturele vaardigheden
• Uitstekende beheersing van de Engelse taal
• Sterk logisch, analytisch en digitaal denkvermogen

Wat wij bieden

Verrassend veel! Vanuit ons internationale hoofdkantoor in Nederland heb je impact op wat er in onze winkels door heel Europa gebeurt. We verwelkomen wekelijks meer dan 15 miljoen klanten in meer dan 3.200 winkels in 15 Europese landen. We hebben grote groeiambities – voor Action en voor jou. Want onze groei betekent dat jij steeds nieuwe stappen kunt zetten: een andere functie, een interessant project, nieuwe vaardigheden. Allemaal in een cultuur waar onze gedeelde waarden echt worden geleefd: klantgerichtheid, teamwork, eenvoud, discipline, kostenbewustzijn en respect.

Wist je dat je bij ons ook kunt rekenen op:

• Een marktconform salaris op basis van een 38-urige werkweek
• 24 vakantiedagen en de mogelijkheid om 5 extra dagen bij te kopen (op basis van 38 uur per week)
• Een tijdelijk contract met de intentie om je op termijn een vast contract te bieden
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om maximaal 40% thuis te werken, in afstemming met je team en leidinggevende
• 15% personeelskorting op je aankopen bij Action
• Een goede pensioenregeling, collectieve zorgverzekering en reiskostenvergoeding (Zwaagdijk-Oost is filevrij bereikbaar, op slechts 30 minuten rijden vanuit Amsterdam)
• Een laptop en mobiele telefoon van de zaak

Hoe wij bijdragen aan de samenleving

Als je Action alleen kent van onze winkels, zul je versteld staan van de impact die we nog meer creëren. We sponsoren wereldwijd meer dan 2.500 kinderen die opgroeien in SOS Kinderdorpen. Ons team weerspiegelt de diversiteit van onze klanten, met meer dan 155 nationaliteiten. We kopen 94% van onze houtproducten en 100% van ons katoen duurzaam in. En bijna al onze winkels draaien op energiezuinige ledverlichting. Dit is ook Action. Benieuwd naar andere initiatieven waar jij deel van kunt uitmaken? Kom bij ons en ontdek het zelf.

Interesse?

We zijn er trots op een inclusieve werkgever te zijn en nodigen iedereen die zich herkent in deze vacature van harte uit om te solliciteren. Kom dus in actie en reageer nu!

En zo gaat het verder:

1. Reactie op je sollicitatie binnen 14 dagen (en meestal eerder)
2. Eerste gesprek met de leidinggevende en een collega
3. Online assessment om je beter te leren kennen
4. Tweede gesprek met onder anderen je recruiter
5. Welkom bij Action…

Tijdens het hele proces is je recruiter jouw vaste aanspreekpunt en bereikbaar voor al je vragen.

We vinden integriteit van groot belang. Een pre-employmentscreening maakt daarom deel uit van het proces voor deze vacature. Vraag je recruiter om meer informatie.